Start / Wissen / Spesen und Unterkunftskosten
Verpflegung und Unterkunft sind zwei getrennte Töpfe, mit unterschiedlichen Regeln und unterschiedlichen Fristen.
Zwei Töpfe
Bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland gelten für die Verpflegung feste Pauschalen je Land, die das Bundesfinanzministerium jährlich neu festlegt. Die Schweizer Sätze gehören zu den höchsten in Europa. Für die Unterkunft dagegen zählen in aller Regel die tatsächlichen Kosten, wenn ein Beleg vorliegt.
Voller Tag und Anreisetag werden unterschiedlich behandelt. Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird die Pauschale gekürzt. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben für das jeweilige Jahr, nicht das vom Vorjahr.
Die tatsächlichen Kosten kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten oder direkt tragen. Eine Pauschale kommt nur infrage, wenn kein Nachweis vorliegt, und liegt bei längeren Einsätzen fast immer unter den realen Kosten.
Die Verpflegungspauschale ist an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte auf drei Monate begrenzt. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu. Für die Unterkunftskosten gilt diese Grenze nicht.
Abrechnung
Wir rechnen grundsätzlich gegenüber der Firma ab, nie gegenüber einzelnen Mitarbeitern. Eine monatliche Sammelrechnung mit Personen- und Nächteaufstellung ist Betriebsausgabe und beim Mitarbeiter kein Arbeitslohn. Wer stattdessen Geld auszahlt und Belege einsammelt, hat denselben Aufwand zehnmal.
Auf der Rechnung stehen Zeitraum, Personenzahl und Nächte, dazu die Anschrift der Unterkunft. Genau diese Angaben braucht Ihre Lohnbuchhaltung, und genau danach fragt eine Prüfung.
Die Reinigung läuft als eigene Position, im Regelfall alle ein bis zwei Wochen. So bleibt der Übernachtungsanteil je Person und Nacht klar erkennbar, statt in einer Summe zu verschwinden.
Schweizer Seite
Wer aus dem Ausland in die Schweiz entsendet, schuldet die schweizerischen Mindestarbeitsbedingungen. Die allgemeinverbindlichen Gesamtarbeitsverträge, im Bauhauptgewerbe der LMV, enthalten dazu eigene Regelungen zu Unterkunft und Verpflegung. Die deutsche Spesenlogik und die schweizerische Mindestvorschrift sind zwei Ebenen, und es gilt jeweils die für den Mitarbeiter günstigere.
Welche Unterkunftsanforderung dahintersteht, steht unter Standard und Compliance, die Meldung selbst unter 8-Tage-Meldepflicht. Verbindliche Beträge stehen im jeweils aktuellen BMF-Schreiben zu Auslandsreisekosten. Dieser Text ist eine Übersicht für die Praxis, keine Steuerberatung. Verbindlich ist, was Ihre Steuerberatung sagt.
Personen, Zeitraum, Einsatzort. Sie bekommen ein gerechnetes Angebot mit Verfügbarkeit und Festpreis, keine Preisliste.
Anfrage stellen