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Spesen und Unterkunftskosten beim Auslandseinsatz.
Verpflegung und Unterkunft sind zwei getrennte Töpfe, mit unterschiedlichen Regeln und unterschiedlichen Fristen.
Zwei Töpfe
Verpflegung wird pauschaliert, Unterkunft nicht
Bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland gelten für die Verpflegung feste Pauschalen je Land, die das Bundesfinanzministerium jährlich neu festlegt. Die Schweizer Sätze gehören zu den höchsten in Europa. Für die Unterkunft dagegen zählen in aller Regel die tatsächlichen Kosten, wenn ein Beleg vorliegt.
Verpflegung nach Land
Voller Tag und Anreisetag werden unterschiedlich behandelt. Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird die Pauschale gekürzt. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben für das jeweilige Jahr, nicht das vom Vorjahr.
Unterkunft nach Beleg
Die tatsächlichen Kosten kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten oder direkt tragen. Eine Pauschale kommt nur infrage, wenn kein Nachweis vorliegt, und liegt bei längeren Einsätzen fast immer unter den realen Kosten.
Drei Monate
Die Verpflegungspauschale ist an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte auf drei Monate begrenzt. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu. Für die Unterkunftskosten gilt diese Grenze nicht.
Abrechnung
Warum die Rechnung an die Firma geht
Eine Rechnung, ein Beleg
Wir rechnen grundsätzlich gegenüber der Firma ab, nie gegenüber einzelnen Mitarbeitern. Eine monatliche Sammelrechnung mit Personen- und Nächteaufstellung ist Betriebsausgabe und beim Mitarbeiter kein Arbeitslohn. Wer stattdessen Geld auszahlt und Belege einsammelt, hat denselben Aufwand zehnmal.
Aufstellung je Person
Auf der Rechnung stehen Zeitraum, Personenzahl und Nächte, dazu die Anschrift der Unterkunft. Genau diese Angaben braucht Ihre Lohnbuchhaltung, und genau danach fragt eine Prüfung.
Reinigung separat
Die Reinigung läuft als eigene Position, im Regelfall alle zwei Wochen. So bleibt der Übernachtungsanteil je Person und Nacht klar erkennbar, statt in einer Summe zu verschwinden.
Schweizer Seite
Was der Einsatzort zusätzlich verlangt
Wer aus dem Ausland in die Schweiz entsendet, schuldet die schweizerischen Mindestarbeitsbedingungen. Die allgemeinverbindlichen Gesamtarbeitsverträge, im Bauhauptgewerbe der LMV, enthalten dazu eigene Regelungen zu Unterkunft und Verpflegung. Die deutsche Spesenlogik und die schweizerische Mindestvorschrift sind zwei Ebenen, und es gilt jeweils die für den Mitarbeiter günstigere.
- Verpflegungspauschale
- Heimatrecht
- Mindestbedingungen
- Einsatzland
- Unterkunft und Rechnung
- rheinblick
- Lohnabrechnung
- Arbeitgeber
Welche Unterkunftsanforderung dahintersteht, steht unter Standard und Compliance, die Meldung selbst unter 8-Tage-Meldepflicht. Verbindliche Beträge stehen im jeweils aktuellen BMF-Schreiben zu Auslandsreisekosten. Dieser Text ist eine Übersicht für die Praxis, keine Steuerberatung. Verbindlich ist, was Ihre Steuerberatung sagt.
Fragen
Was die Buchhaltung vorher wissen will
Sind Unterkunftskosten bei Auswärtstätigkeit steuerfrei erstattbar?
Bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit im Ausland kann der Arbeitgeber die tatsächlichen Unterkunftskosten gegen Nachweis steuerfrei erstatten oder direkt tragen. Läuft die Rechnung auf die Firma, ist es Betriebsausgabe und beim Mitarbeiter kein Arbeitslohn.
Warum sollte die Rechnung auf die Firma laufen und nicht auf den Mitarbeiter?
Weil die Zuordnung dann eindeutig ist. Eine Rechnung an die Firma ist Betriebsausgabe, eine Auszahlung an den Mitarbeiter muss er belegen und in der Abrechnung sauber führen. rheinblick rechnet deshalb grundsätzlich gegenüber der Firma ab, nie gegenüber einzelnen Mitarbeitern.
Wie lange gibt es Verpflegungspauschalen bei einem langen Einsatz?
Die Verpflegungspauschale ist bei längerfristiger Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte auf drei Monate begrenzt. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang. Für die Unterkunftskosten gilt diese Dreimonatsfrist nicht.
Wie hoch sind die Pauschalen für die Schweiz?
Die Auslandspauschalen für Verpflegung und Übernachtung legt das Bundesfinanzministerium jährlich neu fest, die Schweizer Sätze gehören zu den höchsten in Europa. Massgeblich ist immer das aktuelle BMF-Schreiben für das jeweilige Jahr.
Angebot mit Aufstellung je Person?
Personen, Zeitraum, Einsatzort. Sie bekommen ein gerechnetes Angebot mit Verfügbarkeit und Festpreis, keine Preisliste.
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